Entenda os 6 maiores benefícios de uma ferramenta de gestão de licitações

Entenda os 6 maiores benefícios de uma ferramenta de gestão de licitações

Participar de uma licitação pública pode não ser tão simples quanto parece. É preciso seguir uma série de etapas de um processo complexo e burocrático — como a busca e o monitoramento de editais de interesse da sua empresa, a criação de propostas ou tratativas e, também, o pós-licitatório (que diz respeito à prestação do serviço contratado de fato).  

Sendo assim, já parou para pensar no quanto pode ser efetivo ter uma ferramenta que ajude na gestão de licitações, dando maior precisão, rigor, controle e qualidade às atividades e aos procedimentos?

Quer entender melhor como funcionam as ferramentas de gerenciamento de licitações e quais são os 6 benefícios que elas trazem? Acompanhe nosso conteúdo antes de se decidir pela melhor solução tecnológica para sua empresa.

Quais são os 6 principais benefícios que as ferramentas de gestão de licitações oferecem?

1. Propostas personalizadas

Ter uma ferramenta de gestão de licitações contribui não apenas para a agilidade dos processos, mas também facilita a preparação das propostas por parte das empresas.

Isso porque, ao usar uma plataforma de gestão, as propostas são criadas de forma automática. Imagina ter uma ferramenta que personaliza o modelo da proposta que sua companhia deseja apresentar para concorrer em determinadas licitações?

Trata-se de um sistema que reúne os dados do órgão responsável pela licitação, além das informações da empresa interessada e de seus respectivos produtos ou serviços. Ele é capaz, portanto, de personalizar as propostas de acordo com os dados específicos exigidos por cada licitação.

Dessa maneira, é essencial contar com uma plataforma que transfira os conteúdos requeridos pela licitação para a proposta de forma automática. Isso torna o processo mais eficiente, evitando erros no preenchimento e fazendo com que a organização fornecedora de produtos ou serviços para o governo economize tempo e dinheiro no processo.

2. Gerenciamento de documentos

Imagina contar com uma plataforma que tem uma espécie de biblioteca online? Nela, são armazenados todos os documentos que sua empresa precisa apresentar para participar das licitações.

Entre eles, estão principalmente os documentos básicos (como atestado de capacidade técnica, certidões e declarações),que são exigidos, mas variam de acordo com cada tipo de licitação.

Assim, o gerenciamento por meio de uma plataforma torna a armazenagem mais segura e organiza os documentos em relação à data de vencimento. É importante lembrar que alguns têm validade de poucos meses e, portanto, o ideal é que a companhia tenha um estoque de certidões.

A adoção de uma plataforma de gestão de licitações também se mostra vantajosa porque são gerados alertas para mostrar que a empresa precisa providenciar mais certidões, considerando que as demais disponíveis estão perto de vencer.   

3. Controle de empenho (pós-licitatório)

O controle das entregas referentes às licitações que a empresa venceu também acontece de forma mais ágil com a ajuda da plataforma. Isso porque, ao ganhar uma licitação, nem sempre o órgão vai demandar todos os produtos e serviços de uma só vez.

A licitação pode envolver um contrato de um ano, por exemplo. Assim, a companhia terá de fazer diversos empenhos, ou seja, vários carregamentos ao ano, ao passo que a tecnologia vai ser essencial para o controle das entregas dos produtos ou dos serviços.

4. Buscas e uso do dashboard

Que tal contar com uma plataforma que tem um sistema de buscas por licitações a partir de palavras-chave? Os planos de acesso ao sistema podem, ainda, oferecer duas opções de buscas.

No plano free, a procura por licitações ocorre no Comprasnet, já no plano premium, sua empresa pode ter acesso a um dashboard com o modelo de pesquisa similar ao do Google. Nele, é possível fazer a busca principal e a secundária sobre os ramos de licitações pelos quais se tem interesse.

Além disso, é importante ter um recurso que dê a liberdade de localizar licitações das mais variadas áreas, sem se restringir à busca de acordo com o CNPJ (ou seja: a um único setor de atuação). A ferramenta é capaz de fazer o cruzamento de dados entre a pesquisa do fornecedor e as licitações disponíveis em todo o território nacional, considerando o objeto buscado.

O filtro inteligente funciona de acordo com os estados e as palavras-chave do ramo de atividades buscado. Além disso, a plataforma tem um aviso diário por meio do e-mail marketing, que apresenta aos fornecedores as novas oportunidades de licitação em relação à última pesquisa feita.

5. Agenda integrada

A agenda integrada da ferramenta é o coração do gerenciamento. É ela a responsável por garantir que todas as operações que envolvem a licitação sejam monitoradas e processadas.

A partir da plataforma, sua empresa pode buscar pelas licitações, se interessar por uma delas, por exemplo, baixá-la e começar a criação da proposta personalizada. Todo esse processo está integrado à agenda.

É a agenda que avisa sobre o dia do certame — quando a licitação é presencial —, informa sobre a data do fechamento depois de enviada a tratativa e alerta se há documentos para vencer ou sobre as entregas que precisam ser feitas, entre outras funções..

Portanto, tudo o que acontece dentro do gerenciador da ferramenta está diretamente integrado à agenda, que funciona unindo as operações tanto do dashboard quanto do e-mail. Na tela de consulta, o fornecedor consegue visualizar aquilo que está sendo executado em relação às licitações e o que ainda precisa ser feito.

Vale destacar, ainda, que a agenda serve não apenas para os procedimentos relacionados à licitação, mas também para que a empresa consiga criar seus próprios eventos internos de forma manual. Ir ao cartório e marcar uma reunião com o contador são alguns dos exemplos.

6. Análise de editais

Na tela inicial de pesquisa de licitações, é possível também acessar o portal/edital do certame de interesse. Assim, por meio da plataforma, você pode ser direcionado para realizar o download do edital no local de origem e conferir as informações ou exigências do processo licitatório.

Quais são os diferenciais do plano Premium do Licita Plus?

O plano starter é um buscador de licitações (um “Google das licitações”). Já o premium serve para dar continuidade ao processo: o fornecedor continua na tratativa desde quando interessa a licitação até o seu desenrolar — licitações ganhas e controle das entregas ou dos documentos — e o pós-licitatório.  

Vale destacar que, com o uso dessa plataforma, há um ganho relacionado à diminuição de custos. Não será mais preciso ter funcionários com a função exclusiva de pesquisar a abertura de licitações em todo o país, pois a ferramenta vai apresentar essas atualizações todos os dias.   

Assim, a redução de gastos está diretamente relacionada à busca automatizada de licitações. Além disso, há um ganho de produtividade, já que todo o processo é integrado em uma só ferramenta tecnológica.

Qual é o panorama do setor de licitações em 2018?

Mesmo que este seja um ano eleitoral, as oportunidades de licitação continuam em alta. De acordo com o painel de compras do Governo Federal, até o início de julho de 2018, foram 32.267 processos de compras, num total de R$ 17.380.992.401,51 (sendo 42,58% referentes à compra de materiais — produtos físicos — e 57,42% a serviços).

Vale destacar, ainda, que a modalidade pregão lidera os processos de compras no ano de 2018, chegando a 6.456 processos. 99,64% deles foi realizado virtualmente — pregão online — e apenas 0,36% ocorreu presencialmente.

Ainda de acordo com o painel de compras do Governo Federal, os estados que lideraram os processos de compras por meio de licitações em 2018 foram:

  • Rio de Janeiro — 5.986;

  • Distrito Federal — 3.717;

  • Minas Gerais — 3.321;

  • Rio Grande do Sul — 2.238;

  • São Paulo — 1.831.

O maior valor de compras por estado foi o do Distrito Federal — que alcançou R$ 10.787,85 —, seguido pelo Rio de Janeiro, com vendas em torno de R$ 2 mil.

Os órgãos que lideraram os processos de compras até julho de 2018 foram:

  • Ministério da Educação;

  • Ministério da Saúde;

  • Ministério da Fazenda;

  • Ministério da Justiça;

  • Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações.

O órgão com o maior valor em compras é o Ministério da Saúde, que, até o meio do ano, alcançou R$ 5.621,26. Em seguida, vem o Ministério da Educação, com o valor de R$ 4.179,48.

Compartilhe